Акт о расхождениях после поступления

В момент поступления товара можно зафиксировать расхождения между фактически принятым товаром и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах поставщика.

После фиксации расхождений, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонней организацией (например, страховой или транспортной) или на прочие расходы. Образовавшиеся излишки товаров можно отнести на прочие доходы.

На основании зафиксированных расхождений можно оформить и распечатать акты о расхождениях (унифицированные формы ТОРГ-1, ТОРГ-2 и ТОРГ-3).

Расхождения при поступлении товаров фиксируются в том случае, если фактически принятое количество товаров не соответствует данным, которые зарегистрированы в накладной.

Для фиксации, согласования и отработки расхождений, выявленных при приемке товаров, предназначен документ Акт о расхождениях после поступления.

Возможность регистрации расхождений при поставке товаров от поставщика определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Документы закупок – Акты о расхождениях после приемки.

Акт может быть создан следующими способами:

■ вводом на основании документа Приобретение товаров и услуг. В акте заполняются все основные реквизиты (поставщик, соглашение, контрагент, организация, договор и т. д.), которые становятся недоступными для корректировки. Табличная часть акта заполняется списком товаров из документа поступления;

■ из списка документов Акты о расхождениях после поступления (Закупки – Закупки – Расхождения при поступлении);

■ в рабочем месте Закупки – Закупки - Накладные к оформлению (закладка Контроль ордеров, команда Оформить – Акт о расхождениях).

В акте о расхождениях предусмотрены статусы:

■ Не согласовано -  устанавливается при создании акта. Регистрируются фактически принятые товары, расхождения согласуются с поставщиком товаров.

■ Обеспечивается – устанавливается, если необходимо обеспечить товары, которых нет в наличии для отработки расхождений.

■ Отрабатывается – устанавливается, если акт согласован с поставщиком. По акту можно отрабатывать расхождения и необходимые документы.

■ Отработано – отработаны расхождения и оформлены все необходимые документы по акту.

В одном акте допускается оформление расхождений по одному или нескольким документам поступления или возврата.

В акте указываются фактические данные по приемке товаров, фиксируются расхождения и указываются варианты отражения расхождений.

При проведении документа документов Акт о расхождениях после поступления формируются движения по регистру накопления Товары к поступлению с целью скорректировать ожидаемые к поступлению по распоряжению товары на величину расхождения.

Предусмотрен следующий порядок регистрации расхождений:

■ В колонке Факт - указывается количество фактически принятого товара или оказанных услуг. Информация о фактическом количестве товаров может быть заполнена путем загрузки информации о принятых товарах из внешнего файла (команда Заполнить – Загрузить из внешнего файла).

■ В колонке Расхождения - автоматически заполняется информация об излишках или недостачах принятого товара.

■ В колонке Как отработать расхождения – указывается, каким образом будут отработаны расхождения. Менеджер может выбрать один из вариантов в зависимости от того, согласованы ли расхождения и потребности в недопоставленном или перепоставленном товаре с партнером. Заполнение варианта отработки расхождения обязательно во всех статусах, кроме Не согласовано.

■ В колонке Комментарий  - возможно указание комментария по выявленным в строке расхождениям со стороны менеджера и партнера (поставщика), от которого поступил товар.

Если при расхождениях обнаружены излишки товаров, поставлен товар, которого нет в табличной части документа основания, то товар можно добавить в табличную часть Товары (команды Заполнить - Подобрать товары или Заполнить - Добавить товары).

Если используется ордерная схема при поступлении товаров, то можно заполнить информацию о фактически поступивших товарах (команда Заполнить – Факт по приемке).

Используя команду Только расхождения, можно оставить в табличной части документа только те строки, по которым есть расхождения. Используя команду Как отработать расхождения, можно установить вариант отработки расхождений излишков и недостач для выделенных строк документа, в которых есть расхождения.

По окончании согласования акта с поставщиком документ проводится в статусе Обеспечивается (если необходимо обеспечить товары, которых нет в наличии для отработки расхождений) или Отрабатывается.

По результатам отработки расхождений может возникнуть необходимость внести изменения в исходный документ поставки или оформить новые документы в зависимости от выбранного варианта оформления расхождений:

■ Изменить поступление - документ поступления будет приведен в соответствие с согласованными и принятыми к оформлению в акте расхождениями.

■ Оформить корректировку поступления – по данным акта будет создан документ Корректировка приобретения (см. Корректировка приобретения).

Доступность варианта Оформить корректировку поступления зависит от настройки функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Корректировки приобретений.

Вариант оформление выбирается совместно с поставщиком, ориентируясь на хозяйственную ситуацию и требования законодательства.

В соответствии с вариантом оформления расхождений дополнительно могут быть оформлены документы Приобретение товаров и услуг – для оформления дополнительных поставок товаров; Списание недостач товаров – для отражения недостач товаров; Оприходование товаров – для отражения излишков товаров и т. д.

Возможные варианты отработки расхождений в зависимости от хозяйственной ситуации представлены в следующей таблице.

Список тех документов, которые необходимо создать в соответствии с выбранным вариантом оформления расхождений, будет показан в отчете Оформляемые документы (команда Оформить документы на закладке Основное).

Используя соответствующие гиперссылки (Оформить, Изменить), можно изменить существующие или оформить новые документы. Если поставка товаров осуществлялась в рамках заказа, то будет предложено отменить строки в заказе в случае недопоставки товаров.

В случае оформления документа Корректировка приобретения в его табличной части указывается Вариант отражения, который зависит от применения ордерной схемы документооборота на складе при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи товаров.

Если ордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи не применяется, то доступные варианты отражения, которые предполагают изменение остатков в складском учете самим документом Корректировка приобретения:

■ Уменьшить закупку, уменьшить складские остатки;

■ Увеличить закупку, увеличить складские остатки.

Если на складе применяется ордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи, то доступные варианты отражения, которые предполагают изменение остатков в складском учете отдельно (документом Пересчет товаров или ордерами на отражение излишков или недостач):

■ Уменьшить закупку, учесть при инвентаризации;

■ Увеличить закупку, учесть при инвентаризации.

В зависимости от настроек ордерной схемы документооборота на складе дополнительно к указанным в таблице выше финансовым документам может потребовать оформление складских ордеров или выполнения пересчета товаров. Полный список складских  документов в каждом отдельном случае рассмотрен отдельно ниже в разделе Отработка расхождений в складском учете.

Порядок отражения расхождений в складском учете зависит от настроек ордерной схемы документооборота на складе. Ордерная схема может настраиваться отдельно при поступлении, при отгрузке, при отражении излишков, недостач пересортицы и порчи товаров. См. Ордерная схема документооборота.

В случае применения на складе ордерной схемы при поступлении складские движения отражаются явно документом Приходный ордер на товары, который всегда оформляется на фактическое количество товара, принятое на склад. При наличии расхождения между количеством по приходному ордеру и приобретению товаров и услуг, можно оформить акт о расхождениях для приведения финансового учета товаров организации в соответствие факту и складскому учету, а также согласования и отработки расхождений.

Если ордерная схема при поступлении на складе не применяется, движения в складском учете выполняются накладной и соответствуют данным финансового учета товаров организации, но в случае расхождений складские остатки не будут соответствовать фактическому количеству до оформления документа Акт о расхождениях после поступления и отработки расхождений. Порядок корректировки остатков складского учета зависит от применения ордерной схемы документооборота на складе при отражении излишков, недостач пересортицы и порчи товаров (настраивается отдельно от ордерной схемы при поступлении) и далее рассматривается отдельно:

■ Если ордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач пересортицы и порчи товаров не применяется, то данные складского учета приводятся к фактическим одновременно с финансовым учетом финансовыми документами, создаваемыми в процессе отработки расхождений.

■ Если на складе применяется ордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач пересортицы и порчи товаров, то остатки в складском учете корректируются документом Акт о расхождениях после поступления или Пересчет товаров (в случае оприходования излишков или списания недостач).

В случае оформления документов раздельной закупки (по схеме "Товары в пути" или по схеме "Неотфактурованные поставки") документы Поступление на склад и Приходный ордер на товары (в случае применения на складе ордерной схемы при поступлении) всегда оформляется на фактическое количество товара, принятое на склад. При наличии расхождения между фактически полученным количеством и количеством, указанном в документе Приобретение товаров и услуг, можно оформить акт о расхождениях для приведения финансового учета товаров организации в соответствие факту и складскому учету, а также согласования и отработки расхождений.

Состояние складского учета на момент отражения акта в зависимости от хозяйственной операции: Приобретение товаров без раздельного оформления документов закупки, закупка по схеме "Товары в пути" / "Фактуровка поставки", а также настроек ордерной схемы на поступление на складе представлено в таблице.

Возможные варианты отработки расхождений после поступления для различных операций и настроек ордерной схемы документооборота на складе

1. Приобретение товаров и услуг (без оформления документов раздельной закупки) в случае применения ордерной схемы документооборота при поступлении.

*) Расходный ордер оформляется, если на складе ордерная схема документооборота применяется также и при отгрузке (настраивается независимо от ордерной схемы при постплени). В случае если на складе не применяется ордерная схема на приемку, то ордер не оформляется, а движения по складскому учету отражаются документом Возврат товаров в случае действия Оформить и вернуть или документом Акт о расхождениях после поступления в случае действия Вернуть без оформления.

**) Ограничение текущего проектного решения. Допоставка не планируется.

2. Приобретение товаров и услуг (без оформления документов раздельной закупки) в случае если на складе не применяется ордерная схема, ни при поступлении, ни при отражении излишков, недостач пересортицы и порчи товаров.

*) Если на складе применяется ордерная схема при отгрузке (настраивается независимо от ордерной схемы при поступлении), то дополнительно оформляется Расходный ордер на товары. Распоряжением для него является документ Возврат товаров в случае действия Оформить и вернуть или документ Акт о расхождениях после поступления в случае действия Вернуть без оформления.

3. Приобретение товаров и услуг (без оформления документов раздельной закупки) в случае если на складе не применяется ордерная схема документооборота при поступлении, но при этом применяется ордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач пересортицы и порчи товаров.

*) Если на складе применяется ордерная схема при отгрузке (настраивается независимо от ордерной схемы при поступлении), то дополнительно оформляется Расходный ордер на товары. Распоряжением для него является документ Возврат товаров в случае действия Оформить и вернуть или документ Акт о расхождениях после поступления в случае действия Вернуть без оформления.

Возможные варианты отработки расхождений после поступления по схеме "Товары в пути" или по схеме "Неотфактурованные поставки", оформляемые документы и движения документа Акт о расхождениях после поступления приведены в таблице.

*) Приходный и Расходный ордер оформляется, если применяется ордерная схема документооборота на складе соответственно при приемке и при отгрузке. В случае если на складе не применяется ордерная схема по соответствующим операциям, то ордер не оформляется, а движения по складскому учету отражаются финансовым документом.

Документ Акт о расхождениях после поступления может быть распечатан и отправлен поставщику на согласование:

■ ТОРГ-1 (Акт о приемке товаров).

■ ТОРГ-2 (АКТ об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей).

■ ТОРГ-3 (Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров).

Информация о товарах может быть представлена в терминах поставщика (если введены данные о номенклатуре поставщика).

Все недостающие данные, которые необходимы для печати регламентированных форм, вводятся в специальной форме, доступной по гиперссылке Реквизиты печати на закладке Дополнительно.

После изменения и оформления всех необходимых документов в акте о расхождениях после поступления устанавливается статус Отработано.